Geschäftsordnung
Auf dieser Seite findest du die aktuell gültige Geschäftsordnung, die von der Jugendvollversammlung am 20. Februar 2024 beschlossen wurde. Hier kannst du sie dennoch als .pdf-Datei herunterladen.
Das Organigramm der Jugendbeteiligung kannst du hier herunterladen:
Einleitung
Die Jugendbeteiligung Ostfildern, kurz JO!, ist Angelegenheit aller Jugendlichen zwischen einschließlich 14 und 21 Jahren mit Wohnort oder Lebensmittelpunkt in Ostfildern. Sie hat umso mehr Erfolg, desto mehr Jugendliche sich aktiv in der Jugendbeteiligung engagieren. Es ist darauf zu achten, dass alle interessierten Jugendlichen in die Arbeit mit einbezogen werden.
Die Jugendbeteiligung Ostfildern ist unabhängig und überparteilich.
Grundsätzlich stehen jedem Jugendlichen die Organe der Jugendbeteiligung offen; des Weiteren kann sich jeder Jugendliche mit Fragen, Beschwerden, Kritik, Anregungen und Beiträgen an die Organe der Jugendbeteiligung wenden, vor allem an die Jugendsprechenden bzw. deren Stellvertretenden. Die Aufgaben der Jugendbeteiligung umfassen
- die Interessensvertretung der Jugendlichen in Ostfildern,
- selbstgewählte Aufgaben,
- übertragene Aufgaben,
- und Kooperationen.
In der folgenden Geschäftsordnung wird für eine bessere Lesbarkeit, wenn möglich, eine geschlechtsneutrale Form verwendet, ansonsten das generische Maskulinum verwendet. Selbstverständlich sind alle Geschlechter gemeint.
Das Geschäftsjahr der Jugendbeteiligung ist identisch mit dem Kalenderjahr.
Organe
Die Jugendbeteiligung Ostfildern gliedert sich in
- die Jugendvollversammlung, kurz JVV,
- die Jugendversammlung, kurz JV,
- die Jugendsprechenden sowie deren Stellvertretende und
- weitere gewählte Ämter.
Die Kinder- und Jugendförderung Ostfildern stellt Räumlichkeiten für die Sitzungen aller Organe der Jugendbeteiligung zur Verfügung.
Jugendvollversammlung
Die Jugendvollversammlung ist das Sprachrohr für Jugendliche in Ostfildern. Dabei informiert die JVV die Teilnehmenden über die Ergebnisse der jugendrelevanten Themen aus den Sitzungen des Gemeinderats und berichtet über die Arbeit der weiteren Organe der Jugendbeteiligung. Gleichwohl bietet sie die Möglichkeit, Projekte, Ideen, Vorschläge und konkrete Vorhaben einzubringen, die in der Jugendversammlung weiter ausgearbeitet werden.
Alle Jugendlichen zwischen einschließlich 14 und 21 Jahren mit Wohnort oder Lebensmittelpunkt in Ostfildern können an allen Sitzungen der Jugendvollversammlung teilnehmen. Diese finden mindestens zweimal pro Jahr statt und werden mindestens einen Monat vorher öffentlich angekündigt. Eingeladen, moderiert und dokumentiert werden die Sitzungen durch die Jugendsprechenden oder Vertretende.
Ebenfalls teilnehmen dürfen auf Einladung Mitglieder aus dem Gemeinderat, der Stadt Ostfildern, dem Begleitteam oder andere Unterstützende. Hierzu muss bei den Jugendsprechenden ein Antrag gestellt werden. Diese zusätzlich Teilnehmenden haben ein Rede- und Anhörungsrecht, sind von Wahlen und Abstimmungen jedoch ausgeschlossen. Bei den Jugendsprechenden kann ein Antrag zur Einladung gestellt werden.
Die Jugendvollversammlung
- beschließt diese Geschäftsordnung, bringt Änderungsvorschläge für diese ein und stimmt über sie ab.
- wählt die Jugendsprechenden sowie deren Stellvertretende.
- wählt die wählbaren Mitglieder des Jugendfonds-Ausschusses.
Stimmberechtigt sind alle Jugendlichen zwischen einschließlich 14 und 21 mit Wohnort oder Lebensmittelpunkt in Ostfildern.
Jugendversammlung
Bei der Jugendversammlung werden jugendrelevante Themen, Projekte, Ideen, Vorschläge und konkrete Vorhaben von Jugendlichen, dem Gemeinderat, der Stadt oder Weiteren diskutiert. Hierbei sollen Lösungsvorschläge erarbeitet werden, die entweder direkt von der Jugendversammlung umgesetzt oder durch die Sprechenden in den Gemeinderat eingebracht werden.
Die Jugendversammlung trifft sich mindestens einmal im Monat, nach Möglichkeit vor der Gemeinderatssitzung oder wenn Bedarf besteht. Die Jugendsprechenden berufen die Jugendversammlung ein und berichten über aktuelle Themen aus dem Gemeinderat. Am Ende jeder Sitzung soll ein neuer Termin vereinbart werden. Wenn mindestens zwei stimmberechtigte Teilnehmende einen Antrag stellen, eine Jugendversammlung abzuhalten, sind die Jugendsprechenden dazu verpflichtet, zeitnah eine Jugendversammlung einzuberufen, spätestens jedoch innerhalb von zwei Wochen.
Alle Jugendlichen zwischen einschließlich 14 und 21 Jahren mit Wohnort oder Lebensmittelpunkt in Ostfildern können an allen Sitzungen der Jugendversammlung teilnehmen. Jede anwesende Person kann Vorschläge einbringen. Zusätzlich dürfen eingeladene Mitglieder von Gemeinderat, Stadt, Begleitteam oder andere Unterstützende an den Sitzungen teilnehmen. Diese haben hierbei aber nur ein Rede- und Anhörungsrecht und sind von Wahlen oder Abstimmungen ausgeschlossen. Bei den Jugendsprechenden kann ein Antrag zur Einladung gestellt werden.
Die Jugendversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens fünf stimmberechtigte Teilnehmende anwesend sind. Abgestimmt wird per einfachem Mehrheitsentscheid von allen stimmberechtigten Teilnehmenden. Diese Abstimmung wird offen durchgeführt, solange jeder stimmberechtigte Teilnehmende damit einverstanden ist. Digitale Abstimmungen sind zugelassen.
Stimmberechtigt sind alle Jugendlichen zwischen einschließlich 14 und 21 Jahren mit Wohnort oder Lebensmittelpunkt in Ostfildern, welche in mindestens zwei der vier letzten Versammlungen der Jugendbeteiligung anwesend waren. Ausgenommen von dieser Regelung sind die Jugendsprechenden, deren Stellvertretende und alle weiteren aufgeführten gewählten Ämter sowie deren Stellvertretende. Außerdem hat immer je ein Schülersprecher oder gewählter Stellvertreter der folgenden weiterführenden Schulen mit Standort in Ostfildern ein Stimmrecht, sofern sie teilnehmen:
- Erich-Kästner Gemeinschaftsschule
- Heinrich-Heine-Gymnasium
- Lindenschule SBBZ Lernen
- Otto-Hahn-Gymnasium
- Riegelhof Realschule
Die Jugendversammlung beschließt Arbeitskreise, Anträge an die Stadt und den Gemeinderat, Projekte und entscheidet über die finanziellen Mittel, die von der Stadt bereitgestellt werden.
Die Jugendversammlung erarbeitet die Geschäftsordnung sowie Änderungen dieser.
Gewählte Ämter
Von jeder Person, die ein gewähltes Amt ausführt, wird erwartet, dass diese regelmäßig an den Versammlungen der Jugendbeteiligung teilnimmt. Bei Abwesenheit wird eine formlose begründete Abmeldung bei den Jugendsprechenden erwartet.
Jedes Amt muss einen klar definierten Erwartungshorizont besitzen, welcher von der Jugendversammlung festgelegt wird.
Jede Person darf maximal zwei stellvertretende Ämter gleichzeitig ausführen. Hauptamtsinhaber dürfen kein weiteres Amt ausführen.
Jedes Amt wird bis zur nächsten Wahl ausgeführt.
Jugendsprechende
Es gibt zwei Jugendsprechende und zwei stellvertretende Jugendsprechende.
Die Jugendsprechenden bieten eine Anlaufstelle für alle Jugendlichen in Ostfildern.
Die Jugendsprechenden sprechen im Namen der Jugendvollversammlung und somit für alle Jugendlichen in Ostfildern.
Die Jugendsprechenden werden innerhalb der Jugendvollversammlung für einen Zeitraum von zwei Jahren gewählt.
Die Jugendsprechenden bündeln Themen und Anliegen aus der Jugendbeteiligung und bringen diese in den Gemeinderat ein.
Die Jugendsprechenden werden gemäß der Geschäftsordnung des Gemeinderates vom Gemeinderat widerruflich als beratendes Mitglied (§ 40 Abs. 1 S. 4 GemO) berufen. Dadurch wird erwartet, dass die Jugendsprechenden an den Sitzungen des Gemeinderats einschließlich aller Ausschüsse teilnehmen, sofern jugendrelevante Themen besprochen werden.
Die Jugendsprechenden haben ein Rederecht, Anhörungsrecht und Antragsrecht im Gemeinderat.
Die Jugendsprechenden übermitteln Diskurse und Ergebnisse aus dem Gemeinderat an die Jugendvollversammlung und umgekehrt.
Ein Jugendsprechender kann nicht gleichzeitig Gemeinderat der Stadt Ostfildern sein.
Stellvertretende Jugendsprechende
Die stellvertretenden Jugendsprechenden haben die Aufgabe, die Jugendsprechenden bei allen Aufgaben zu unterstützen und zu vertreten, wenn dies benötigt wird. Die stellvertretenden Jugendsprechenden werden, wie die Jugendsprechenden, für einen Zeitraum von zwei Jahren gewählt.
Die stellvertretenden Jugendsprechenden verantworten die Sitzungsprotokolle der Versammlungen der Jugendbeteiligung.
Die stellvertretenden Jugendsprechenden können die Jugendsprechenden in allen Aufgaben vertreten. Der ausfallende Jugendsprechende ernennt für jeden Fall eine tatsächliche Vertretung.
Ein stellvertretender Jugendsprechender kann nicht gleichzeitig Gemeinderat der Stadt Ostfildern sein.
Pressesprechende
Es gibt einen Pressesprechenden sowie eine Stellvertretung.
Die Pressesprechenden dürfen die Meinung und Absprachen der Jugendversammlung ohne Rücksprache mit dieser gegenüber der Öffentlichkeit vertreten. Unter Absprache mit den Jugendsprechenden können die Pressesprechenden auch für die Jugendlichen in Ostfildern sprechen.
Die Pressesprechenden leiten den Öffentlichkeitsausschuss und verantworten alle Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit. Alle Veröffentlichungen der Jugendbeteiligung, abgesehen von der Arbeit der Jugendsprechenden, werden von den Pressesprechenden verantwortet und genehmigt.
Die Pressesprechenden erstellen ein Organigramm, halten es aktuell und stellen es öffentlich zur Verfügung.
Die Pressesprechenden verantworten die Einverständniserklärungen zur Speicherung und Veröffentlichung personenbezogener Daten der Teilnehmenden.
Die Pressesprechenden informieren die Öffentlichkeit über den Jugendfonds und die Jugendbeteiligung als Geldgeber.
Alle Presseanfragen gehen direkt an die Pressesprechenden.
Schatzmeister
Es gibt einen Schatzmeister sowie eine Stellvertretung.
Die Schatzmeister kontrollieren gemeinsam die Ausgaben der Jugendbeteiligung. Die Schatzmeister dokumentieren die Verwendung der durch die Stadt bereitgestellten Finanzmittel und leiten die Belege an die zuständige Stelle weiter. Außerdem erstatten sie der Jugendversammlung sowie der Jugendvollversammlung transparent Bericht über die Nutzung der finanziellen Mittel.
Die durch die Stadt bereitgestellten Finanzmittel sind interne Finanzmittel für die eigene Arbeit der Jugendbeteiligung. Diese Ausgaben werden von den Schatzmeistern auf Gemeinnützigkeit geprüft.
Kassenprüfende
Es gibt zwei Kassenprüfende.
Die Kassenprüfenden haben die Aufgabe, am Ende jedes Geschäftsjahres die Arbeit der Schatzmeister zu überprüfen. Die Kassenprüfenden dürfen nicht das Amt des Schatzmeisters oder das der Stellvertretung ausführen, mit dem Schatzmeister oder dessen Stellvertretung verwandt sein oder in einer intimen Beziehung zu diesen stehen.
Bei der Kassenprüfung wird überprüft, ob alle Ausgaben korrekt verbucht und im Sinne der Gemeinnützigkeit getätigt wurden.
Jugendfonds-Ausschuss
Im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bekommt die Partnerschaft für Demokratie Ostfildern jährlich Fördermittel zur Verfügung gestellt, um Projekte von Jugendlichen zu finanzieren.
Jugendliche sowie Institutionen aus Ostfildern können Anträge auf finanzielle Unterstützung stellen, über welche der Jugendfonds-Ausschuss sowie die Koordinierungs- und Fachstelle der „Partnerschaft für Demokratie Ostfildern“ innerhalb der vorgegebenen Richtlinien und Finanzmittel entscheidet. Es besteht kein Rechtsanspruch auf die Mittel des Jugendfonds.
Der Jugendfonds-Ausschuss wird vom Schatzmeister und seinem Stellvertreter organisatorisch geleitet. Beide haben keine Stimmrechte. Sie beraten Antragsstellende, leiten Anträge zur Abstimmung an die Mitglieder weiter oder laden ggf. zu Sitzungen ein, protokollieren die Abstimmung und geben die Abstimmungsergebnisse zur weiteren Bearbeitung an die Koordinierungs- und Fachstelle der Partnerschaft für Demokratie Ostfildern weiter.
Mitglied des Jugendfonds-Ausschusses sind
- die beiden Jugendsprechenden,
- drei gewählte Jugendliche aus der Jugendvollversammlung,
- ggf. je ein Vertretender der oben genannten Schulen und
- ggf. weitere Repräsentanten Ostfilderner Jugendlichen.
Die Vertretenden der Schulen müssen von den SMVen der Schulen legitimiert werden.
Ebenfalls können jugendliche Vertretende gemeinnütziger, eingetragener Ostfilderner Vereine einen Antrag auf Mitgliedschaft im Jugendfonds-Ausschuss stellen. Voraussetzung ist, dass die Zielgruppe der Arbeit des Vereins zu einem großen Teil aus Jugendlichen der Zielgruppe der Jugendbeteiligung besteht.
Weitere Jugendliche im Alter der Jugendbeteiligung können ebenfalls einen begründeten Antrag auf Mitgliedschaft im Jugendfonds-Ausschuss stellen.
Für alle Anträge auf Mitgliedschaft im Jugendfonds-Ausschuss entscheidet die Jugendvollversammlung. Es ist darauf zu achten, dass die unterschiedlichen jugendrelevanten Gruppierungen im Jugendfonds-Ausschuss repräsentiert werden.
Die Sitzungen des Jugendfonds-Ausschusses sind nicht öffentlich. Ein Protokoll wird erstellt.
Die Abstimmungen werden offen per einfachem Mehrheitsentscheid getätigt. Digitale Abstimmungen sind zugelassen. Der Jugendfonds-Ausschuss ist beschlussfähig, wenn mindestens 50% der Mitglieder anwesend sind. Mitglieder, die in ein abzustimmendes Projekt involviert sind, beteiligen sich bei Diskussionen um dieses Projekt nicht und stimmen über den jeweiligen Antrag nicht mit ab.
Die Mitglieder des Jugendfonds-Ausschusses müssen schriftlich bestätigen, dass sie diese Geschäftsordnung anerkennen. Ebenfalls verpflichten sie sich in der Antragsphase zur Verschwiegenheit über Projektinhalte gegenüber Dritten. Gleiches gilt für vertrauliche Informationen, die sie in ihrer Funktion als Mitglied zur Kenntnis erhalten.
Die organisatorische Leitung des Jugendfonds-Ausschusses sowie die Koordinierungs- und Fachstelle haben ein Vetorecht, wenn Beschlüsse inhaltlich oder formell gegen Förderbestimmungen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ verstoßen oder die Umsetzung eines Beschlusses aufgrund von Auflagen der Regiestelle nicht realisierbar ist.
Der Jugendfonds-Ausschuss wird ausgesetzt, sollte das Bundesprogramms „Demokratie leben!“ eingestellt werden.
Der Jugendfonds-Ausschuss kann ebenfalls für ähnlichen Förderprogramme wie das Bundesprogramms „Demokratie leben!“ als Entscheidungsgremium dienen.
Wahlen
Sämtliche Wahlen innerhalb der Jugendbeteiligung finden nach den fünf Wahlgrundsätzen statt. Sie sind allgemein, unmittelbar, frei, gleich und geheim.
Für die Hauptämter und die jeweilige Stellvertretung werden getrennte Wahldurchgänge durchgeführt.
Wählbar ist, wer zum Zeitpunkt der Wahl zwischen einschließlich 14 und 21 Jahren alt ist und seinen Wohnsitz in Ostfildern hat. Stimmberechtigt siehe oben.
Generell wird jedes Amt, abgesehen des der Kassenprüfenden, für zwei Jahre gewählt, jedoch kann ein Amt nach Absprache mit den Jugendsprechenden früher abgegeben werden.
Jugendsprechende
Die Jugendsprechenden und deren Stellvertretende werden durch die Jugendvollversammlung gewählt.
Die Wahl findet zwischen den Herbst- und Weihnachtsferien statt. Der genaue Termin wird durch die Jugendsprechenden in Rücksprache mit der Jugendversammlung festgelegt.
Alle Ostfilderner Jugendlichen zwischen einschließlich 14 und 21 Jahren werden fünf Wochen im Voraus postalisch über die Wahl und die Möglichkeit zur Kandidatur durch den Öffentlichkeitsausschuss informiert.
Bis zwei Wochen vor der Wahl muss ein Steckbrief mit Vorstellung und Wahlprogramm an den Begleitausschuss gesendet werden. Die Kandidaten werden eine Woche vor der Wahl durch den Öffentlichkeitsausschuss bekanntgegeben.
Die Wahl wird durch den Begleitausschuss durchgeführt und dokumentiert.
Das Ergebnis der Wahl wird vor Ort durch den Begleitausschuss und anschließend durch den Öffentlichkeitsausschuss der Öffentlichkeit bekanntgegeben.
Legt ein Jugendsprechender sein Amt vorzeitig nieder, wählt der verbleibende Jugendsprechende sowie die stellvertretenden Jugendsprechenden aus dem Kreis der stellvertretenden Jugendsprechenden einen Nachfolger, welcher das Amt bis zur nächsten Wahlperiode ausführt. Das freiwerdende Amt des stellvertretenden Jugendsprechers wird bei der nächsten Jugendvollversammlung bis zur nächsten Wahlperiode neu gewählt. Gleiches gilt, wenn ein stellvertretender Jugendsprecher sein Amt vorzeitig niederlegt.
Pressesprechende
Der Pressesprechende und dessen Stellvertretung werden in der Jugendversammlung nach der Wahl der Jugendsprechenden gewählt. Hierbei wählt die Jugendversammlung aus dem Kreis der Stimmberechtigten den Pressesprechenden und dessen Stellvertretung.
Der Termin für die Wahl der Pressesprechenden wird gemeinsam mit dem Termin der Wahl der Jugendsprechenden nach den gleichen Grundsätzen festgelegt. Sie findet im Januar statt. Jede stimmberechtigte Person soll sich im Voraus Gedanken machen, ob sie sich zur Wahl aufstellen lassen möchte.
Die Wahl wird durch die Jugendsprechenden organisiert und durchgeführt.
Legt eine Person ihr Amt vorzeitig nieder, wird das Amt in der nächsten Jugendversammlung für die restliche Wahlperiode nach den oben genannten Grundsätzen neu gewählt.
Schatzmeister
Die Schatzmeister werden in der gleichen Jugendversammlung wie die Pressesprechenden gewählt. Hierbei wählt die Jugendversammlung aus dem Kreis der Stimmberechtigten den Schatzmeister und dessen Stellvertretung. Jede stimmberechtigte Person soll sich im Voraus Gedanken machen, ob sie sich zur Wahl aufstellen lassen möchte.
Die Wahl wird durch die Jugendsprechenden organisiert und durchgeführt.
Legt eine Person ihr Amt vorzeitig nieder, wird das Amt in der nächsten Jugendversammlung für die restliche Wahlperiode nach den oben genannten Grundsätzen neu gewählt.
Kassenprüfende
Die Kassenprüfenden werden jährlich in der Jugendversammlung im November offen per Mehrheitsentscheid gewählt.
Wählbar sind alle Stimmberechtigten, die nicht das Amt des Schatzmeisters oder dessen Stellvertretung innehaben, mit dem Schatzmeister oder dessen Stellvertretung verwandt sind oder in einer intimen Beziehung zu diesen stehen.
Die Wahl wird durch die Jugendsprechenden organisiert und durchgeführt.
Jugendfonds-Ausschuss
Die wählbaren Mitglieder des Jugendfonds-Ausschusses werden in einem Wahldurchgang per Mehrheitsentscheid durch die Jugendvollversammlung für zwei Jahre gewählt.
Die wählbaren Mitglieder des Jugendfonds-Ausschusses dürfen nicht das Amt des Schatzmeisters oder dessen Stellvertretung innehaben, mit dem Schatzmeister oder dessen Stellvertretung verwandt sein oder in einer intimen Beziehung zu diesen stehen.
Die Wahl findet im Rahmen der Wahl der Jugendsprechenden statt und wird ebenfalls von dem Begleitausschuss durchgeführt. Die Kandidaten stellen sich in der Sitzung selbst auf und haben die Möglichkeit, sich kurz vorzustellen.
Legt eine Person ihr Amt vorzeitig nieder, wird das Amt in der nächsten Jugendvollversammlung für die restliche Wahlperiode nach den oben genannten Grundsätzen neu gewählt.
Rücktritt von gewählten Ämtern
Jede Person, die ein gewähltes Amt inne hat, darf davon mit einer Frist von 30 Tagen zurücktreten. Ein Antrag für einen Rücktritt muss in Textform an die Jugendsprechenden gestellt und innerhalb von drei Tagen bestätigt werden. Die Frist darf in gegenseitigem Einverständnis mit den Jugendsprechenden auch ausgesetzt werden.
Amtsenthebung von gewählten Ämtern
Jedes stimmberechtigte Mitglied der Jugendversammlung kann bei den Jugendsprechenden bzw. deren Stellvertretenden einen begründeten Antrag auf Amtsenthebung stellen. Der Eingang des Antrags muss innerhalb von drei Tagen bestätigt werden.
Die betroffene Person wird daraufhin zur Stellungnahme gebeten.
Nachdem eine Stellungnahme erfolgt ist oder 14 Tage nach Eingangsbestätigung vergangen sind, beginnen die Jugendsprechenden und deren Stellvertretende, über den Antrag zu entscheiden. Sollte ein Jugendsprechender oder ein stellvertretender Jugendsprechender von dem Antrag betroffen sein, ist dieser aufgrund von Befangenheit von allen Treffen ausgeschlossen, die sich mit dem jeweiligen Amtsenthebungsantrag beschäftigen.
Die Amtsenthebungsanträge werden nach Reihenfolge des Eingangs abgearbeitet.
Die teilnahmeberechtigten Jugendsprechenden und deren Stellvertretenden haben die verpflichtende Aufgabe, eine Entscheidung herbeizuführen und diese transparent zu kommunizieren. Die Entscheidung wird mittels einer Zweidrittelmehrheit getroffen. Sollte nach drei Treffen und maximal nach zwei Monaten keine Entscheidung getroffen worden sein, wird der Antrag zur Amtsenthebung abgelehnt.
Im andauernden Konfliktfall kann der Begleitausschuss um Beratung gebeten werden. Dieser darf beraten und Stellung beziehen, jedoch keine Entscheidung treffen beziehungsweise mit abstimmen.
Mit der Bekanntgabe der Entscheidung ist der Betroffene, sofern die Entscheidung zur Amtsenthebung getroffen wurde, fristlos aus dem Amt entlassen.
Arbeitsweise
Sitzungsprotokollant
Jede Jugendversammlung und Jugendvollversammlung muss protokolliert werden.
Die stellvertretenden Jugendsprechenden verantworten diese Protokollierung. Es ist erwünscht, dass die protokollierende Person regelmäßig wechselt. Das Protokoll soll innerhalb von sieben Tagen nach der jeweiligen Sitzung online in der Cloud bereitgestellt werden. Die Protokolle sollen mit Hilfe der Protokollvorlage digital angefertigt werden.
Die protokollierende Person wird in der vorherigen Sitzung festgelegt. Sollte sie kurzfristig verhindert sein, muss sie selbstständig eine Vertretung organisieren.
In jedem Protokoll der Jugendversammlung muss zu Beginn eine Anwesenheitsliste stehen.
Versammlungen der Jugendbeteiligung
Die Jugendversammlung sowie die Jugendvollversammlung wird durch die Jugendsprechenden oder durch eine ernannte Vertretung moderiert. Die moderierende Person soll, wenn möglich, kein eigenes Anliegen in der Sitzung haben, um Neutralität zu gewährleisten.
Die moderierende Person wird in der vorherigen Sitzung festgelegt. Sollte sie kurzfristig verhindert sein, muss sie selbstständig eine Vertretung organisieren.
Bis vier Tage vor der Sitzung können Themenvorschläge an die moderierende Person gesendet werden. Diese fasst sie bis mindestens zwei Tage vor jeder Sitzung zu einem Sitzungsablauf zusammen und veröffentlicht diesen. Weitere Themen können am Ende jeder Sitzung eingebracht werden.
Arbeitskreise
Wenn die Jugendversammlung ein Thema für zu spezifisch befindet, als dass direkt über dieses abgestimmt werden kann oder es sich um die Planung eines Projektes oder Ähnlichem handelt, wird ein neuer Arbeitskreis innerhalb der Jugendversammlung gegründet. Dieser besteht aus mindestens drei Personen und wird nach der Erfüllung seiner Funktion wieder aufgelöst.
Jeder Arbeitskreis dokumentiert seine Arbeit formlos und stellt das Protokoll der Jugendversammlung zur Verfügung.
Jeder Arbeitskreis präsentiert seine Ergebnisse vor der Veröffentlichung in der Jugendversammlung und stellt sie gegebenenfalls zur Diskussion.
Öffentlichkeitsausschuss
Der Öffentlichkeitsausschuss unterstützt die Pressesprechenden bei ihrer Arbeit und deren Aufgaben. Jede Person aus der Jugendversammlung kann Mitglied des Ausschusses werden.
Der Öffentlichkeitsausschuss erstellt Werbemittel.
Die Arbeit des Öffentlichkeitsausschusses wird formlos dokumentiert und das Protokoll der Jugendversammlung zur Verfügung gestellt.
Zusammenarbeit mit anderen Institutionen
Die Jugendbeteiligung Ostfildern arbeitet mit verschiedenen Institutionen zusammen, insbesondere mit
- dem Gemeinderat,
- dem Begleitteam,
- der Fachstelle Jugendbeteiligung,
- der Partnerschaft für Demokratie und
- der Stadtverwaltung.